Word, Excel, PowerPoint y Access tienen nuevos formatos de archivos en la versión 2007. El formato basado en XML (y además comprimido) es el formato por defecto y ofrece mejoras en seguridad, tamaño de archivos más pequeño, y un acceso más fácil y directo por parte de aplicaciones de terceros. Office 2007 seguirá soportando el formato de Office 2003 y versiones anteriores, pero las versiones 2003 y anteriores requieren un “add-on” o programa adicional para poder leer los archivos de Office 2007.
Tamaño más pequeño. Los formatos XML normalmente producen archivos más grandes que los formatos binarios, pero comprimen más eficientemente. El Office 2007 comprime los archivos antes de guardarlos, pero también tiene que descomprimirlos en el momento de abrirlos, esto hace que algunos archivos muy grandes – especialmente en Excel – se demoren más de lo normal para abrir. Microsoft ha creado un nuevo formato binario para Excel 2007 orientado a ser usado con archivos muy grandes para que carguen más rápido.
Más seguridad. Los formatos de Office 2007 (por defecto) excluyen código ejecutable incluyendo macros lo cual previene virus y otros códigos “malignos” y a la vez evita que se propaguen en los archivos. Esto permitirá que las empresas estén más seguras al permitir el intercambio de archivos vía Internet o por correo electrónico. Office 2007 ofrece formatos de archivo alternos que pueden contener macros, y los administradores pueden controlar su uso con herramientas de Group Policy.
Acceso por parte de otras aplicaciones. Los nuevos formatos están totalmente documentados, son licenciados sin cobro de derechos (“royalty-free”) y pueden ser descomprimidos y accesados a través de APIs y herramientas normales.
¿Cómo diferenciarlos?
Los nuevos archivos tienen una “x” al final de la extensión en el nombre del archivo, en otras palabras, los de Word son .docx, los de Excel son .xlsx, los de PowerPoint .pptx…etc.
Implementando el cambio
Esta no es la primera vez que Microsoft cambia el formato de los archivos de Office, y la experiencia con los cambios o transiciones anteriores generan otra vez preocupación, y con razón. Muchas organizaciones vivieron muchos problemas por las incompatibilidades entre Office 95 y Office 97, y entre Access 2000 y 2003. Es muy posible – y es factible - que algunas empresas que migren a Office 2007 utilicen inicialmente los formatos de Office 2003 por un tiempo, y luego eventualmente decidan utilizar el formato 2007.
Esto es posible (y a través de Group Policy puede obligarse) instalando y usando el Office 2007 en “Compatibility Mode”. De esta manera, el Office 2007 puede leer y escribir en los formatos anteriores lo que permite que las organizaciones migren a Office 2007 sin alterar el formato de los archivos y así asegurar compatibilidad en el intercambio de archivos con clientes y proveedores.
Desafortunadamente al hacer esto, varias de las características de Office 2007 quedan deshabilitadas, tales como poder usar más de 65,536 filas en Excel, usar diagramas creados con SmartArt, nuevas posibilidades de formateo condicional en Excel y otras. Y lo contrario también sucede, el Office 2007 no soporta algunas características de los formatos 2003 y anteriores, como por ejemplo archivos de Word que contienen varios documentos.
Microsoft ofrece dos herramientas gratuitas para manejar este tipo de problema:
- El “Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats” que permite a los usuarios de Office 2003 o anteriores a abrir, editar y salvar archivos, hojas de cálculo y presentaciones en los nuevos formatos de Office 2007. Recomendamos bajar e instalar este paquete a todos sus usuarios de Office 2003 o anteriores que pueden requerir recibir o enviar archivos en los nuevos formatos. Lo podrán descargar gratis de: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=en
- El “2007 Microsoft Office System Migration Guidance: Microsoft Office Migration Planning Manager” que permite a los administradores planear y hacer pruebas para la migración a Office 2007. Permite convertir automáticamente archivos de formatos anteriores a los nuevos formatos 2007. Esta herramienta puede ser descargada gratis de: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=13580CD7-A8BC-40EF-8281-DD2C325A5A81&displaylang=en
Planee su transición
La mayoría de las organizaciones, empresas e individuos usuarios de Office, tendrán que manejar archivos tanto en el formato viejo como el nuevo por un buen tiempo (pueden ser años). Cualquier empresa que intercambie archivos con sus clientes, proveedores o colegas, tendrán que enviar archivos en el formato viejo a aquellos que no han actualizado su Office a 2007, y también existirán organizaciones que tendrán que leer y modificar archivos que han recibido en el nuevo formato de sus corresponsales que sí actualizaron a Office 2007.
En resumen, cualquier organización que actualice a Office 2007 será mejor que se adhiera al dicho popular: “Sea conservador en lo que envía, y liberal en lo que acepta”. Nuestra recomendación para minimizar los problemas que se pueden presentar con el cambio de formatos, es utilizar las dos herramientas detalladas anteriormente. De todas maneras, la adopción del Office 2007 será lenta, y especialmente debido al cambio de formato de archivos.
Cordial saludo,
Ricardo Villegas
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