Natara Project Hand (Project@Hand™ 2 MSP) Cronogramas de Microsoft Project en tu dispositivo

Hace varios años, conocí un producto llamado Natara Project Hand, el primer producto que realmente hace lo que yo necesito para algunos de mi proyectos. En teoría es un programa que te permite llevar el control de tus cronogramas de Microsoft Project en tu dispositivo móvil, tanto en PDA basadas en OS Palm, como en Pocket basadas en Windows.

He investigado al respecto y existen muchas aplicaciones que dicen hacer lo mismo que Natara Project, pero este producto es el único que incluye una conectividad total con Microsoft Project.

Para los que no estén enterados, Microsoft Project es un software que te permite controlar la evolución de un proyecto por medio de cronogramas de trabajo, mostrando tareas dependientes, recursos necesarios para terminar la tarea, control de calendarios, costos por recursos, etc, una muy buena herramienta para administradores de proyectos de todo tipo, desde desarrolladores de software hasta ingenieros que crean plantas de producción, prototipos, etc, todo con el fin de mostrar el avance de sus proyectos y tener bien delimitadas las metas.

En mi caso, utilizo MS Project para dos cosas, una para controlar el tiempo del software que desarrollo con uno de mis socios y otra para controlar los cronogramas de construcción de las obras de algunos de mis clientes, es aquí, donde necesitaba mas disponibilidad móvil, pues en una obra donde todo esta sucio, no existe espacio para colocar cómodamente tu portátil o las situaciones de humedad y limpieza no son las óptimas, es mejor llevar un dispositivo mas
cómodo, pues aquí es donde entra Natara Project Hand, pues lo puedo llevar como lo hacia hace unos años en mi Zire 72 y ahora en mi Treo 650, teniendo el poder de un cronograma en mis manos y pudiendo hacer anotaciones de avance directamente en la obra, preguntando a cada uno de los implicados en el proceso por los avances o atrasos de la obra.

Project Hand nos ofrece una Interfax muy limpia, en la cual podemos decirle que archivo de Microsoft Project de nuestro computador deseamos sincronizar con nuestra PDA, esto no quiere decir que no podamos crear directamente un cronograma desde cero en la PDA, por el contrario, también podemos hacerla, pero en mi caso, con cronogramas con mas de 350 actividades, es mejor crearlo en el PC y luego sincronizarlo con la PDA.

La sincronización es absoluta, al hacer un cambio en la PDA esta se registrara en el archivo del PC al sincronizarlo, de igual forma si modificamos algo en el PC, esto se reflejara en la próxima sincronización en la PDA.

Esta es la aplicación de escritorio, muy limpia y fácil de usar, solo debemos picar sobre el botón Add MPP y luego seleccionar el cronograma de MS Project que deseamos sincronizar con nuestra PDA. Luego solo debemos presionar el botón de Sincronizar y dependiendo del tamaño del cronograma, en pocos minutos tendremos nuestro proyecto sincronizado para verlo y editar en nuestra PDA.

Luego en nuestra PDA, solo debemos buscar el icono de Natara Project Hand en nuestra pantalla.

Picamos sobre el Icono y se lanzara una aplicación donde podremos elegir en que Cronograma deseamos trabajar.

En esta pantalla tendremos la opción de seleccionar nuestro cronograma y utilizar los iconos de la parte inferior para:

• Ver los detalles del cronograma, o mejor dicho, las preferencias.
• ver las tareas del cronograma
• Ver el diagrama de Gantt como lo vemos en MS Project, pero con laslimitaciones de pantalla
• Ver los recursos asignados a este proyecto
• Para crear un cronograma desde cero en la PDA.
• Eliminar el cronograma que tengamos seleccionado.
  

Al presionar sobre el botón de detalles, tendremos la siguiente información sobre las preferencias del cronograma:

En la ficha General podemos ver el nombre interno asignado al cronograma, no al archivo, si no la forma amigable como nos referimos al cronograma.

También tenemos la fecha y hora de inicio del proyecto, que sumado a las tareas a realizar dentro del cronograma, nos entrega una fecha y hora de terminación de labores.

También tenemos la opción de indicarle si queremos que este cronograma se sincronice con nuestro PC o no.

Para las PDA con poca RAM, esta es una Virtud, podremos indicarle si deseamos que almacene el cronograma en una tarjeta de memoria externa.

Podemos también indicar si es un cronograma privado, cuantas horas laborales tiene cada día (Para que calcule el tiempo real de las tareas) y que tipo de moneda vamos a utilizar para el manejo de los costos.

En la ficha Stats, veremos las estadísticas del cronograma.

Veremos la duración transcurrida y la actual, en este caso, por ser tan extenso lo vemos en semanas.

También tendremos información del porcentaje completado, tanto para la duración como para el trabajo.

Es decir, tu cronograma puede tener estimado que el proyecto dure 20 días, puede que haya pasado ya el 50% del tiempo estimado, pero el trabajo realizado puede ser superior o inferior a ese 50%, en el peor de los casos, puede haber pasado el tiempo, pero el trabajo no.

En la ficha calendario, podemos definir los días laborales, las horas que se trabajan esos días y si existen días festivos, podemos programarlos para que sirvan de calculo en nuestro cronograma, estas opciones también se pueden manejar en nuestro PC.

Volvemos a nuestra pantalla principal y si picamos en el botón , veremos las tareas asignadas al cronograma.

Aquí vemos en detalle las tareas del cronograma, si pueden ver están con sangría, esto significa que la tarea en negrilla es una tarea principal y las demás son sub tareas

Las tareas en Rojo, significa que están atrasadas, que el tiempo que tenia para
terminarse ya se venció, también podremos crear filtros que nos muestren solo
las tareas que están por vencerse o definidas por nuestros criterios de
análisis.

Mas y mas tareas, vean como nos podemos desplazar por todo el proyecto.

También podremos agrupar las tareas, como en este caso que todas las tareas
perteneciente a ESTUDIOS, fueron contraídas para tener una visión mayor del
cronograma

Los botones adicionales en la parte inferior, nos permiten crear una nueva tareas, subir una tarea de nivel, disminuir sangría o aumentarla, y eliminar la tarea seleccionada.

Al picar sobre una tarea, podremos realizar las siguientes funciones.

En este punto, vemos el detalle de la tarea, como por ejemplo, la duración, podemos especificar si son días, horas, semanas, meses, etc, también el porcentaje completado de la tarea y la prioridad de la misma. Podemos definir la fecha y hora de inicio y el sistema automáticamente nos calcula la fecha de finalización.

En la siguiente imagen, vemos como se marca el avance de una tarea en la barra de porcentaje, este avance lo podemos manejar escribiendo el porcentaje de avance sobre el campo Complete o deslizando el Stylus sobre la gráfica de porcentaje hacia la derecha.

En esta imagen, vemos los recursos asignado a esta tarea para poder desarrollarla, podemos agregar varios recursos, no solo talento humano, si no también recursos materiales como maquinas, equipos, etc. También podemos definir que porcentaje de dedicación tendrá el recurso sobre la tarea.

Si nuestra tarea depende de la finalización de otra, esta aparecerá en esta ficha, indicándonos el numero de tarea (que viene siendo un ID) y el tipo de dependencia, es decir si es FS (Cuando la otra finalice, se inicia esta), SS (Cuando inicie la otra tarea, inicia también esta), y demás tipos de inicio que maneja MS Project. Se pueden colocar varias tareas si el cronograma lo requiere.

En esta pantalla, podemos definir que tareas se ejecutaran al terminar la tarea que estamos analizando, también podemos especificar si arranca inmediatamente al terminar esta o después de N tiempo.

Cuando picamos sobre el botón de gráficas de Gantt , tendremos en mismo detalle de las tareas pero de una forma gráfica, de tal forma que podremos ver las tareas dependientes de una manera mas fácil en las siguientes pantallas:
Observemos que al picar sobre una tarea, esta nos mostrara un resumen de la
misma en la parte superior de la pantalla.

Otro punto interesante, es que en este diagrama, si picamos sobre la tarea y deslizamos el Stylus sobre la barra de la tarea hacia la derecha, podremos marcar el avance sin necesidad de abrir la tarea para editarla, una muy buena opción, además actualizara todo el cronograma con el avance generado por dicha tarea.

Al picar sobre el icono de recursos , adivinen, tendremos acceso a los recursos del cronograma.

Para crear un nuevo recurso, solo debemos picar sobre el botón New.

En este formulario debemos llenar los datos del nuevo recurso

• Llenamos los datos de nombre largo con el que identificamos el recurso
• Iniciales, Sirven mucho para identificar los recursos de una manera fácil en los informes extensos
• Tipo de recurso, Trabajo, material
• Costo por hora o por uso, unidades máximas en porcentaje.

Luego solo picamos sobre Ok y listo, nuestro recurso fue creado.

El programa también cuenta con una amplia cantidad de detalles que podemos personalizar, todas ellas en el menú de preferencias.

En la pestaña General podemos especificar:

El formato de fecha, dentro de los cuales podemos especificar, Solo fecha, fecha y hora, fecha corta, fecha larga

Unidades de tiempo para el proyecto y para las tareas, si son automáticas o en días, horas, meses.

Si se muestran los separadores de semanas o no, en pantalla grande sirve mucho
en PDAs no es muy útil.

Re calcula las programaciones después de cada cambio, esto hace que la PDA tome mas tiempo en actualizar todo, pero hace que los cambios se vean en tiempo real, si el proyecto es muy largo, es mejor desactivarlo.

También puedes programar los botones de aplicaciones, para que sean usados como Scroll, muy buena función.

También puedes programar que tipo de prioridad tendrán las tareas que se creen nuevas.

En la pestaña de Fonts podemos definir las fuentes con las que deseamos trabajar con Project Hand, tanto en la lista de proyectos como la lista de tareas y las notas.

En la pestaña de Gantt podemos administrar nuestro valores para los diagramas de Gantt, aunque realmente los que trae por defecto son los mejores.

Como podrán ver, son pocas las cosas que no se pueden hacer con Natara Project Hand en cuanto al manejo de cronogramas de Microsoft Project, es increíble y muy buena para las personas que manejan cronogramas y obras, espero que este resumen los motive a utilizar el programa en su versión de prueba que es completamente funcional durante 30 días y que si les sirve, pues lo compren, pues es el mejor programa, por no decir el único que hace lo que realmente promete en esta categoría de software.